مشترکہ میل باکس آپ کے گاہکوں، سپلائرز اور دوسروں کو ایک مرکزی ایڈریس پر ای میل بھیجنے کی اجازت دیتا ہے جہاں کسی بھی ٹیم میں سب لوگ دیکھ سکتے ہیں اور ان کے پیغامات کا جواب دے سکتے ہیں.
آفس مشترکہ میل باکس کیا ہے؟
لوگوں کے گروپ کے ساتھ ای میل کے پیغامات کا اشتراک کرنے کے لئے سب سے زیادہ مؤثر طریقوں میں سے ایک، Office 365 مشترکہ میل باکس قائم کرنا ہے. مشترکہ میل باکس کے ساتھ، میل باکس کو تفویض کردہ ہر شخص نے پیغامات تک مکمل رسائی حاصل کی ہے. وہ آنے والی ای میلز پڑھنے، پیغامات کا جواب دیں، پیغامات آگے بڑھنے اور دیکھیں گے کہ دوسرے آنے والے میل کو کس طرح جواب دیا ہے.
جب کسی ٹیم کے رکن مشترکہ میل باکس سے ایک ای میل پیغام کا جواب دیتے ہیں، تو ای میل مشترکہ میل باکس ایڈریس سے بھیجا جاتا ہے، نہ انفرادی ای میل ایڈریس سے. ای میل کا وصول کنندہ صرف مشترکہ میل باکس کے ایڈریس کو دیکھتا ہے. یہ آپ کے ملازمین کے انفرادی ای میل ایڈریس کو رازداری سے محفوظ رکھتا ہے اور یہ آپ کا کاروبار پیشہ ورانہ ظہور دیتا ہے.
آپ کی تنظیم آپ کی ضرورت کے طور پر بہت سے مشترکہ میل باکسز بنا سکتے ہیں. مشترکہ میل باکسز کے پاس صارف نام یا پاس ورڈ نہیں ہیں. مشترکہ میل باکس کو آفس 365 لائسنس کی ضرورت نہیں ہے، لیکن میل باکس کو تفویض کرنے والے ہر صارف کو Office 365 کی رکنیت لازمی ہے.
آفس مشترکہ میل باکس کا استعمال کیوں کریں؟
کسٹمر سروس، انسانی وسائل یا مارکیٹنگ کے محکمے جو آنے والے ای میل پیغامات کو اگلے دستیاب ٹیم کے رکن کے ذریعہ جواب دینے کے لئے چاہتے ہیں، مشترکہ میل باکس کے مؤثر استعمال کے اچھے مثال ہیں. مشترکہ میل باکس پر تفویض ہر شخص اس میل باکس میں ہر پیغام کو دیکھ سکتا ہے اور جواب دے سکتا ہے.
Office 365 مشترکہ میل باکس کے ساتھ کام کرنا صرف ای میل کے بارے میں نہیں ہے. یہ آپ کے تنظیم کے لوگوں کی مدد کرنے کے بارے میں زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرتا ہے. مشترکہ میل باکس کے ساتھ، آپ کی ٹیمیں مشترکہ رابطے کی فہرست اور مشترکہ کیلنڈر تک رسائی حاصل ہوگی. مشترکہ رابطے کی فہرست کے ساتھ، گروپ میں سب کو اہم ای میل پتے تک رسائی حاصل ہے. مشترکہ کیلنڈر کے ساتھ، گروپ کے اراکین کو ان کی تقرریوں کو مرکزی مرکز میں داخل ہوسکتا ہے جس میں سبھی گروپ دیکھ سکتے ہیں.
ایک مشترکہ میل باکس قائم کریں
دفتری 365 مشترکہ میل باکس صرف آپ کے آفس کی رکنیت کے منتظم کے ذریعہ قائم کیے جا سکتے ہیں.
مشترکہ میل باکس کو قائم کرنے کیلئے ان ہدایات پر عمل کریں:
- اپنے منتظم کا اکاؤنٹ استعمال کرتے ہوئے آفس 365 ایڈمن سینٹر میں سائن ان کریں.
- منتخب کریں گروپ> مشترکہ میل باکس.
- منتخب کریں ایک میل باکس شامل کریں.
- میل باکس کے صفحے میں شامل کریں، نام کا میدان میں مشترکہ میل باکس کے لئے ایک نام لکھیں. میل باکس عرف خود کار طریقے سے ای میل فیلڈ میں تخلیق کیا جاتا ہے لیکن آپ اسے مختلف چیزوں میں تبدیل کرسکتے ہیں. مشترکہ میل باکس کے نام کے بعد، منتخب کریں شامل کریں میل باکس بنانے کے لئے.
- اگلے مرحلے کے تحت، منتخب کریں اس میل باکس کے ارکان شامل کریں.
- مشترکہ میل باکس کے ممبروں کے صفحے پر، منتخب کریں اراکین شامل کریں.
- مشترکہ میل باکس تک رسائی حاصل کرنے والے افراد کے آگے چیک نشان رکھیں. اگر آپ اس فہرست میں کسی شخص کا نام نہیں دیکھتے، تو ان کا نام تلاش باکس میں لکھیں. جب آپ کر رہے ہو تو، منتخب کریں محفوظ کریں.
مشترکہ میل باکس میں بھیجے گئے ای میل کو محفوظ کریں
جب کوئی مشترکہ میل باکس سے ایک ای میل پیغام بھیجتا ہے تو، اس پیغام کا ایک کاپی ان کے بھیجے ہوئے اشیاء کے فولڈر میں محفوظ ہے، مشترکہ میل باکس نہیں. اگر آپ چاہتے ہیں کہ یہ ای میل مشترکہ میل باکس میں محفوظ ہوجائے تو، مشترکہ میل باکس کی ترتیبات میں ترمیم کریں.
مشترکہ میل باکس میں بھیجنے والے ای میل پیغامات کو کیسے بچانے کے لئے یہاں ہے:
- منتخب کریں گروپ> مشترکہ میل باکس.
- مشترکہ میل باکس کا انتخاب کریں.
- منتخب کریں ترمیم بھیجنے والے اشیاء کی ترتیب کے آگے.
- بھیجے جانے والی اشیاء پر، سلائیڈر کو اس میل باکس کے طور پر بھیجا گیا ہے اور اس میل باکس کے ذریعہ بھیجی گئی اشیاء کو کاپی کرنے کیلئے پوزیشن پر جائیں. جب آپ مکمل ہو جائیں تو، منتخب کریں محفوظ کریں.
Outlook 2016، آؤٹ لک 2013 اور آؤٹ لک 2010 میں مشترکہ میل باکس کا استعمال کریں
ایک بار جب آپ کے تنظیم کے منتظم نے مشترکہ میل باکس کو قائم کیا ہے تو، آپ کے صارفین کو آؤٹ لک کے ڈیسک ٹاپ ورژن میں مشترکہ میل باکس کو ظاہر کرنے کے لئے کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. مشترکہ میل باکس خود بخود فولڈر پین میں دکھایا جائے گا.
مشترکہ میل باکس سے ایک ای میل بھیجنے کے لئے:
- آؤٹ لک کھولیں
- منتخب کریں نیا ای میل نیا پیغام بنانا.
- منتخب کریں سے اور مشترکہ میل باکس کا انتخاب کریں.
- اپنا پیغام ٹائپ کریں اور منتخب کریں بھیجیں.
ویب پر آؤٹ لک میں مشترکہ میل باکس تک رسائی حاصل کریں
اگر آپ کسی ویب براؤزر میں مشترکہ میل باکس کے ساتھ کام کرنا چاہتے ہیں تو، آپ کو اسے دستی طور پر شامل کرنے کی ضرورت ہوگی.
مشترکہ میل باکس کو آؤٹ لک کے آن لائن ورژن میں شامل کرنے کے لئے:
- اپنے Office 365 اکاؤنٹ میں سائن ان کریں اور منتخب کریں آؤٹ لک اے پی پی
- نیوی گیشن پین میں، آپ کے میل باکس کے نام پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں مشترکہ فولڈر شامل کریں.
- میں مشترکہ فولڈر شامل کریں ڈائیلاگ باکس، مشترکہ میل باکس کے ای میل پتہ ٹائپ کریں اور پھر منتخب کریں شامل کریں.
مشترکہ میل باکس اور آؤٹ لک موبائل اپلی کیشن
مشترکہ میل باکسز آؤٹ لک موبائل ایپ میں موجود نہیں ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ اپنے اسمارٹ فون سے مشترکہ میل باکس تک رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو براؤزر کھولنے اور ویب پر آؤٹ لک کا استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی.
آپ آؤٹ لک میں اور مشترکہ میل باکس کے ساتھ آپ کو اپنے انفرادی ای میل اکاؤنٹ کے ساتھ کس طرح کام کرتے ہیں میں تھوڑا سا فرق محسوس کریں گے. مشترکہ میل باکس کے ساتھ، آپ اور آپ کے ٹیم کے اراکین آپ کے گاہکوں، سپلائرز، وینڈرز اور دوسروں سے ای میلز کا جواب دینے کے لئے مل کر بہتر کام کریں گے.
