اگر آپ زیادہ سے زیادہ صارفین کی طرح ہیں، تو آپ شاید بہت زیادہ وقت خرچ نہیں کرتے جب آپ ان کو بچانے کے بعد اپنے دستاویزات کا نام کیوں دیں. بدقسمتی سے، یہ اس فائل کو ڈھونڈنے کے لۓ جو آپ چاہتے ہیں اسے ڈھونڈنا مشکل ہوسکتا ہے - آپ کو بھی آپ کو چاہتے ہیں تلاش کرنے کے لۓ کئی مختلف فائلوں کو کھولنا پڑا.
آپ کے دستاویزات کے لئے نامنگی نظام تیار کرنا اور اس کا استعمال کرنے کی عادت میں حاصل ہونے سے آپ کو وقت اور مایوسی کا بچایا جائے گا جب آپ کو اس دستاویز کو تلاش کرنے کا وقت آتا ہے. بے شمار دستاویزات کے ساتھ بے شمار دستاویزات کے ذریعے تلاش کرنے کے بجائے، ایک نامیاتی نظام آپ کی تلاش کو تیز کرنے میں مدد کرے گی.
صحیح نامناسب نظام
آپ کی فائلیں نام کرنے کا کوئی صحیح راستہ نہیں ہے، اور نام کے نظام صارف کو صارف سے مختلف ہوگی. اہم بات یہ ہے کہ وہ طریقہ تلاش کر رہا ہے جس سے آپ کو احساس ہوتا ہے، اور پھر اسے مسلسل لاگو کرنا پڑتا ہے. آپ کو شروع کرنے کیلئے کچھ تجاویز ہیں:
- تاریخ شامل کریں کہ آپ کے فائل کا نام میں دستاویز درج کیا گیا تھا:یہ ممکنہ طور پر سب سے زیادہ مددگار عناصر میں سے ایک فائل کا نام شامل کرنے کے لئے ہے، خاص طور پر جب آپ مطابقت کے ساتھ کام کر رہے ہیں. یہاں تک کہ اگر آپ کسی بھی دستاویز پر جب بالکل یاد نہیں کرتے، تو آپ ممکنہ طور پر آپ کی تلاش کو ایک خاص وقت کی مدت تک تنگ کرنے میں کامیاب ہوسکتے ہیں.
- آپ کے فائل کا نام وصول کنندہ کا نام شامل کریں:خطوط کے ساتھ کام کرتے وقت یہ خاص طور پر قابل قدر عمل ہے، لیکن یہ دیگر قسم کے دستاویزات، جیسے معاہدے، میمو اور یہاں تک کہ نوٹس کے لئے ایک اہم عنصر ہوسکتا ہے.
- اس بات کا اشارہ کریں کہ کس قسم کا دستاویز فائل ہے:ایک بار پھر، ایسا لگتا ہے کہ کچھ صارفین کے لئے دیا جاتا ہے، اور یہی وجہ ہے کہ یہ فائل نام کا ایک اہم حصہ ہے. اگر آپ ایک ایسے خط کی تلاش میں ہیں جو آپ نے لکھا ہے، آپ اس فائل کو ختم کر سکتے ہیں جس میں نام "معاہدہ" یا "نوٹ" ہے.
- آپ کو فائل کا نام عناصر کو کس طرح آرڈر کرنے پر توجہ دینا:جبکہ یہ آپ کی فائلوں کو مختلف کرنے میں مدد نہیں کرسکتا ہے، جب آپ تلاش کر رہے ہیں تو آپ کو ان کی مدد کرنے میں مدد ملے گی. ونڈوز میں یا ونڈوز ایکسپلورر میں چھانٹ کر کنٹرولز کا استعمال کرتے ہوئے، آپ اپنی فائلوں کو حروف تہجی سے ترتیب دیں (یا اعداد و شمار) تاکہ وہ فائل کا نام میں پہلا کردار کی طرف سے ترتیب دے سکیں.
یہ فائلوں کے نام پر تجاویز کی ایک مکمل فہرست نہیں ہے، لیکن یہ شروع کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ ہے. ایک بار جب آپ اپنی فائلوں کو ایک مستقل انداز میں نامزد کرنے کا عمل شروع کرتے ہیں، تو آپ اس نظام کو تیار کریں گے جو آپ کے لئے بہترین کام کرتی ہیں اور ممکنہ طور پر آپ کے کچھ چالوں کے ساتھ آتے ہیں.
