جب میں پہلی بار دوسروں کا انتظام کررہا تھا ، مجھے صبر کے ساتھ کھڑا ہونا یاد ہے جب میری ٹیم کے ایک تجزیہ کار نے اس کے کمپیوٹر پر میری ضرورت والی ایک دستاویز تلاش کرنے کی کوشش کی۔ جب - پانچ منٹ بعد - اس نے کہا کہ وہ اسے نہیں ڈھونڈ سکتی ہے اور جیسے ہی اس نے فائل کا پتہ لگایا تھا مجھ پر ای میل کردیگا ، اس نے مجھ پر واقعی ایک خراب تاثر چھوڑا (اور مجھے حیرت میں ڈال دیا کہ وہ کیا دوسری گیندیں گرا رہی ہے۔ ).
تو ، مجھ سے لے لو: جب آپ اپنی فائلوں اور فولڈروں کا نام اور تنظیم کرتے ہو تو میں ان کا احاطہ کرتا ہوا سب سے سیکسٹیٹ موضوع نہیں ہوسکتا ہے (وہ عورت جو آپ کو بجٹ اور ایکسل ٹپس لاتی ہے) ، میں آپ سے وعدہ کرتا ہوں ، یہ ایک اہم بات ہے۔ نہ صرف ایک منظم آن لائن اسٹوریج سسٹم کی زندگی آپ کی زندگی کو آسان بنائے گی اور آپ کا کافی وقت بچائے گی ، اس سے آپ کو زیادہ منظم اور اپنے سامان کے سب سے اوپر اپنے مالک اور ساتھیوں کے سامنے بھی دکھائے گا۔ یہاں رہنے کے ل your آپ کے رہنما خطوط ہیں۔
1. آپ کا ڈیسک ٹاپ آپ کا ورچوئل ڈیسک ہے۔
آپ جانتے ہیں کہ لوگ آپ کو کس طرح یہ کہتے ہیں کہ آپ اپنے ڈیسک کو اتنا صاف رکھیں کہ آپ کے باس کو یہ نہیں لگتا کہ آپ کوئی نعرہ بند ہیں؟ یہ آپ کے کمپیوٹر کے ڈیسک ٹاپ پر بھی لاگو ہوتا ہے۔ یہ اس جگہ کی جگہ ہے جس فائلوں پر آپ اس ہفتے کام کر رہے ہیں ، وہ جگہ نہیں جو آپ کو ملنے والی ہر ملحق کو گھسیٹیں۔
میں آپ کے ڈیسک ٹاپ کو زیادہ سے زیادہ فولڈروں میں جتنا ممکن سمجھنے کی سفارش کرتا ہوں۔ ہر ایک بڑے پروجیکٹ کے لئے ایک ہے جس پر آپ فی الحال کام کر رہے ہیں اس کے ساتھ ساتھ اپنے ماسٹر ورک فولڈر کے ساتھ ہی جہاں آپ آسانی سے باقی سب چیزوں تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔ اگر آپ نے ابھی تک نہیں کیا ہے تو ، اپنے ڈیسک ٹاپ کو گرڈ پر سیٹ کریں (تاکہ آپ کے شبیہیں کبھی اوورلپ نہ ہوں) اور شارٹ کٹ کی بڑی خوشی دریافت کریں۔
اگر آپ کو اپنی ہوم اسکرین پر ساخت لانے میں کچھ اضافی مدد کی ضرورت ہو تو ، ڈیسک ٹاپ کو منظم کرنے والے ایپس کی طرح آزمائیں ، جیسے پی سی پر میکس یا باڑوں پر کلین یا ڈریگ ٹھینگ۔
2. فولڈروں کو ایک حکمت عملی ہونی چاہئے۔
میں نے دیکھا ہے کہ زیادہ تر لوگ یا تو زیادہ فولڈر یا انڈر فولڈر میں رہتے ہیں ، لیکن کچھ لوگوں کو یہ ٹھیک ملتا ہے۔ کس طرح جانتے ہو کہ آپ کہاں گرتے ہیں؟ اپنے سب سے عام یا حال ہی میں استعمال ہونے والے فولڈروں کو دیکھیں اور ان میں موجود دستاویزات کو گنیں۔ اگر وہاں درجنوں اور درجنوں فائلیں ہیں تو ، آپ شاید تھوڑا سا ڈھانچہ استعمال کرسکتے ہیں۔ جبکہ اگر ورک فائلوں> کلائنٹ اے> 2012> نومبر> سیلز رپورٹ کے تحت صرف ایک دستاویز موجود ہے تو ، آپ یقینا a دائمی زیادہ فولڈر ہیں۔
یہ کچھ اصول ہیں جن پر میں قائم رہنا چاہتا ہوں:
3. فائل ناموں کا ایک مقصد ہے۔
جب آپ کسی فائل کا نام دے رہے ہو تو ، کوئی جملہ منتخب کریں جس کا مطلب ہو کچھ۔ اگر مجھے DSC1045.jpg یا ڈرافٹ آئیڈیا ڈوڈ نامی ملحق مل جاتا ہے تو ، میرے پاس یہ جاننے کا آسان طریقہ نہیں ہے کہ اہم بات یہ ہے یا زیادہ اہم بات ، بعد میں اس کی تلاش کروں۔ ایک اچھا امتحان: کچھ مہینوں بعد اپنے ڈیسک ٹاپ پر فائل ڈھونڈنے کا تصور کریں۔ کیا آپ آسانی سے بتاسکیں گے کہ یہ کیا ہے؟ اگر نہیں تو ، نام بدل دیں۔
دستاویزات کے لئے جو آپ باقاعدگی سے بناتے ہیں ، جیسے ماہانہ بورڈ میٹنگوں کے نوٹ ، موضوع کے بجائے ملاقات کی تاریخ کے ذریعہ دستاویزات کی تفریق کرنا آسان ہوسکتا ہے۔ کبھی بھی مہینہ کا دن استعمال نہ کریں ، کیونکہ یہ پہلے مہینے کے حساب سے ترتیب میں آئے گا ، پھر دن بہ سال ، اس کے بعد سال۔ اس کے بجائے ، سالانہ مہینہ کی تاریخ (مہینے کے ساتھ تعداد) کا استعمال کریں تاکہ آپ آسانی سے تاریخ کے مطابق ترتیب دیں۔ مثال کے طور پر: اکتوبر 27-22 بورڈ پریزنٹیشن پی پی ایف کے بجائے 2012-10-27 بورڈ پریزنٹیشن ڈاٹ پی ڈی ایف یا 10-27-2012 بورڈ پریزنٹیشن ڈاٹ پی ڈی ایف کا استعمال کریں۔ بعد میں براؤزنگ اور تلاش کرتے وقت آپ کا بہت سارے وقت کی بچت ہوگی۔
4. ورژن کنٹرول ، ورژن کنٹرول ، ورژن کنٹرول۔
اگر آپ کو فائل نام دینے کے بارے میں کچھ یاد ہے تو ، اسے ورژن پر قابو رکھنے دیں۔ یہ آسان ہے۔ جب آپ پہلی بار کوئی دستاویز بناتے ہیں تو ، اسے v1 کے ساتھ ختم ہونا چاہئے۔ مثال کے طور پر ، میں ایک تجویز کا نام دوں گا: کلائنٹ اے پروپوزل_v1.ppt ۔ جب بھی آپ تبدیلیاں بچائیں اور اسے مؤکلوں یا ساتھیوں کو بھیجیں ، اسے ورژن 2 ، 3 ، 4 اور اسی طرح کی تازہ کاری کریں۔ ایک بار جب دستاویز مکمل ہوجائے تو ، آپ کو بعد میں آسانی سے رسائی کے ل Cli ClientA پروپوزل_vf.ppt یا کلائنٹہ پروپوزل_فائنل.پی پی ٹی کو بچانا چاہیں گے۔ کیوں کہ حیرت کرنے سے بھی بدتر کوئی اور بات نہیں ہے کہ آیا کوئی 14 ورژن موجود ہے ، یا اگر ورژن 13 واقعی حتمی تھا۔
